De job

Ben jij op je best wanneer je kunt organiseren, coördineren en collega’s kunt ontzorgen? Dan voel je jou volledig thuis in deze veelzijdige rol!

Als Office Assistant ben je een belangrijke schakel binnen het HR-team van de Pollet Group. Je ondersteunt het team bij de dagelijkse operationeel-administratieve werking en draagt bij aan een efficiënte opvolging. Ervaring in HR-administratie is zeker geen must. Met jouw enthousiasme en organisatietalent draag je bij aan een professionele en vlotte HR-werking!

Jouw functie

Je bent de administratieve motor achter een efficiënt draaiende HR-werking:

Je ondersteunt het team bij uiteenlopende dagelijkse activiteiten en zorgt ervoor dat alle administratieve processen nauwkeurig, efficiënt en feilloos verlopen.

Een greep uit jouw takenpakket:

Het opvolgen en administratief verwerken van wijzigingen in personeelsgegevens
Het bewaken van een goede werking van het tijdregistratiesysteem en het behandelen van eventuele anomalieën.
Het beheren van de personeelsgerelateerde verzekeringen (bijv. de aangifte van schadegevallen)
Het goedkeuren van interimprestaties en controleren van facturen
Begeleiden en administratief ondersteunen van de onboarding van nieuwe collega’s, waaronder het opmaken van arbeidsovereenkomsten en het verzorgen van de bijhorende HR-administratie.
Instaan voor een correcte en tijdige administratieve verwerking van uitdiensttredingen.

Je beheert de volledige fleet

Een belangrijk deel van jouw functie bestaat uit het coördineren van ons wagenpark.

Je bewaart het overzicht over onze bedrijfswagens en zorgt ervoor dat alles administratief én praktisch correct verloopt.

Jouw kerntaken:

Beheren en administratief verwerken van de volledige wagenparkcyclus, inclusief nieuwe voertuigen, voertuigwissels, inleveringen en aanloopwagens.
Coördineren van verzekeringsdossiers, schadebeheer en de administratieve opvolging van alle fleetgerelateerde wijzigingen.
Verzekeren van een tijdige en correcte afhandeling van laadpassen, tankkaarten, technische keuringen en andere fleetdocumentatie.
Fungeren als centraal aanspreekpunt voor externe fleetpartners en zorgen voor een optimale samenwerking.
Detecteren van verbetermogelijkheden en actief bijdragen aan het optimaliseren van de fleetadministratie.

Kortom: Je staat mee in voor een een efficiënte en zorgeloze mobiliteit voor onze medewerkers.

Jouw profiel

Je houdt van nauwkeurig werk en een overzichtelijke administratie. Met jouw servicegerichte aanpak ondersteun je collega’s en denk je graag mee over oplossingen.

Je beschikt over een bachelordiploma en hebt minimum 3 jaar ervaring in een coördinerende en administratieve rol. Kennis van HR is geen vereiste; jouw motivatie en leergierigheid zijn belangrijker.
Je werkt detailgericht, nauwkeurig en gestructureerd, legt gemakkelijk verbanden en denkt logisch na.
Je ontzorgt de business dankzij jouw sterke organisatorische vaardigheden. Je bent proactief en weet van aanpakken. Problemen zie je als uitdagingen en je denkt in oplossingen.
Servicegericht werken zit in jouw DNA. Je schakelt gemakkelijk telefonisch met collega’s en andere contacten, en draagt met plezier bij aan een optimale ondersteuning van het team en de collega’s.
Je bent flexibel, stelt prioriteiten, behoudt ook bij drukte het overzicht en wisselt gemakkelijk tussen verschillende taken en projecten.
Je communiceert discreet en vlot in het Nederlands. Je kan je uit de slag trekken in het Frans en Engels.

Ons aanbod

Je wordt verwelkomd in een hecht HR-team waar collegialiteit, samenwerking en een praktische aanpak centraal staan. Je krijgt een gevarieerde functie met verantwoordelijkheid en ruimte om zelf ideeën aan te brengen en verbeteringen mee vorm te geven. Dankzij de diversiteit aan Belgische entiteiten binnen Pollet Group kom je in contact met verschillende bedrijven en afdelingen, waardoor geen enkele dag hetzelfde is.

Daarnaast bieden we jou:

een stabiele job binnen Pollet Group, een financieel gezonde, familiale onderneming met een warme, no-nonsense bedrijfscultuur waarin initiatief, betrokkenheid en ondernemerschap worden gewaardeerd.
een aantrekkelijk loon, afgestemd op jouw ervaring, aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatie- en groepsverzekering en ecocheques.
glijdende werkuren voor een goede work-lifebalans.
een voltijdse functie.
een grondige opleiding en begeleiding van onze HR xprts zodat je stap voor stap de functie leert kennen.

Over het bedrijf

Pollet Group heeft activiteiten in 17 landen en is actief in 3 segmenten: de waterbehandelingssector, de zwembadindustrie en de medische industrie. Pollet Water Group omvat 30 ondernemingen die actief zijn in waterbehandeling. Pollet Pool Group bestrijkt de zwembadbouwmarkt met 9 distributiebedrijven en 2 fabrikanten. Pollet Medical Group bestaat uit 9 medisch georiënteerde bedrijven. Samen telt de groep ongeveer 2500 medewerkers